リモートワークで忙しくなったあなたへ
特にリモートワークが多くなり、Webでの打合せが多くなってきた今、今までの電話メールに加えてチャット、オンラインでの情報が増え、溢れかえっている人も多いのではないでしょうか。
チャットでもteams、Slack、ChatWork、LINE、メッセンジャーがフルで鳴りまくっているわけですから、即レス即レス。鬼レスをしていると、メッセージを返すことが仕事のようになってくるので、ちゃんと利益を生み出す活動に時間を割くということを考えています。
僕は昨年度立ち上げた新しい部署で2年目を迎えています。
新規事業なのですがメンバーも増え、今期は外部の対応をチームに引き継ぎつつ営業対応を行っていると、誰と、何の話をしたのか混乱してくる・・という事象まで発生しています。（非常にまずい・・）
ということで、僕が日々仕事をする中で業務的に意識をしていることを書きます。
いわゆるホワイトカラー職種の方々で「リモートワークの導入によって忙しくなった」と感じている人に向けて、何かの参考になれば。
自分の記憶は信用しない
これにつきます。自分の記憶は一切信用しない(出来ない)という状態が、実は正なのだと思っています。
すべて、メールや文面で残す。記憶は信用しない、というポリシーを徹底することで脳内リソースを「記憶」から「思考」に割くことが出来るようになるので、お勧めです。
手元に手帳やメモ帳を用意して、考えたことをその場ですべて書いておくというのもおすすめ。
次の瞬間にはチャットや電話が鳴り、その瞬間で考えたことがどこかに飛んで行ってしまうからです。
いわゆるタスクと期日は、自分の頭の外においておき、自動的にアラートが上がってくる仕組みを作ることが何よりも重要です。
「記憶」や「思い出す作業」ではなく、「思考」によって価値を生み出し稼いでいる系の人たちにとっては、意外と盲点になることなので是非意識して仕組みを作ってみてください。
スケジューラーは便利だが、手帳もおすすめ
基本的にスケジュール管理は、スケジューラーで行ったほうが便利ですが、長期的な可視化にはアナログ手帳が便利だったりもするわけです。
手帳の使用は「記録」というよりは「可視化＆思考」のツールとして。
中長期的にやること、考えることを見える化し、思考をするのはやっぱりアナログで書いてみることが重要。
手帳は「この1週間」だけではなく、「1ヶ月」「1年」単位を物理的に可視化できるので、目線が上がるわけです。
僕は学生時代から「ほぼ日手帳」を愛用していますが、今年になって業務利用も始めました。※今まではプライベートでしか使っていなかった、便利！
即効性では電話、ただし使いよう
仕事をしている金融機関の方々や、地方の中小企業の人たちが、ものすごく電話を多用するので、即効性では電話が有用だということを感じてます。
僕は基本的に文字やドキュメントコミュニケーションを愛用していたので、ここまで電話を使うのは正直ものすごく感情ハードルがあったのですが、今はそうもいっていられない。
特に地方の社長さんなどは、「メールは見ません」という方も多いので・・
要は使いよう。相手によってコミュニケーションツールを使い分けるということを意識しています。
ただ、本音を言うと、電話は「相手の時間」を奪うツールだと思っているので、ものすごく嫌なツールであるという本音は変わらない。
電話というツールは「かける側」にとってはベストタイミングですが、「受け取る側」にとってはバッドタイミングなのですから、相手の時間を奪うという意味でとても嫌。
僕の会社ではLINEとSlackが主のコミュニケーションツールで統一しています。
メンバーとのスケジュール共有はGoogleカレンダー、資料はすべてGoogleスプレッドシート（エクセル）やGoogleスライド（パワポ）で共有し、その他はすべてGoogleドライブに保存。
これから自分自身で何か事業をやりたいと思っている人に向けては、ITリテラシーを爆上げすることで、生産性が10倍になります！（僕はiPhoneとiPad、MacBookには投資を惜しんでいません）
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勝てる土俵は「環境」で決まる。環境を作って脳みそに投資して稼ごう